요즘처럼 빠르게 돌아가는 업무 환경 속에서 '일머리'는 곧 생존력입니다. 많은 직장인들이 효율적으로 일하고 싶어 하지만, 어디서부터 어떻게 개선해야 할지 막막한 경우가 많습니다. 특히 2025년 현재는 인공지능(AI) 기술이 빠르게 발전하면서, 일머리를 키우는 데에도 AI의 도움을 받을 수 있는 시대가 되었습니다. 본 글에서는 자동화, 단축키 활용, 업무속도 향상을 위한 AI 기술과 도구를 소개하며, 실제 실무에 어떻게 적용할 수 있는지 구체적인 방법을 안내합니다.
AI로 반복 업무 자동화하는 방법
직장인이라면 누구나 하루 중 반복적으로 시간을 잡아먹는 업무가 있습니다. 보고서 작성, 이메일 분류, 회의록 정리, 데이터 입력 등은 겉보기에 단순해 보여도 하루에 몇 시간씩 소요되곤 합니다. 저도 예전에는 아침에 출근해서 메일만 정리하다가 오전이 다 지나간 적이 많았습니다. 그런데 AI와 노코드 자동화 툴을 접하고 나서는 상황이 완전히 달라졌습니다.
예를 들어, Zapier나 Make(구 Integromat) 같은 도구는 코딩 지식이 없어도 단순한 “조건 → 실행” 규칙만 설정하면 바로 자동화가 가능했습니다. 제가 실제로 활용하는 예시는 “메일에 첨부파일이 오면 자동으로 구글 드라이브에 저장하기”입니다. 예전 같으면 매번 저장 경로를 눌러 지정해야 했는데, 지금은 알아서 처리되니 편하더라고요. 또, 구글 폼으로 들어온 설문이 자동으로 구글 시트에 정리되고, 동시에 슬랙으로 알림이 가는 플로우도 만들어뒀습니다. 이 작업을 수동으로 했으면 하루 30분 이상 소요됐을 텐데 지금은 전혀 신경 쓸 필요가 없습니다.
조금 더 확장하면 ChatGPT API를 불러와서 문장 요약이나 자동 회신 시스템을 구축할 수도 있습니다. 코딩에 조금 자신이 있다면 Google Apps Script나 파이썬을 연동해 회의록 자동 요약, 주간 보고 자동 작성도 충분히 구현 가능합니다. 물론 세팅하는 데는 시간이 들지만, 일단 만들어 두면 그 뒤로는 알아서 돌아가기 때문에 장기적으로 엄청난 시간을 아낄 수 있습니다. 결국 반복 업무를 AI로 대체하는 건 단순한 편의가 아니라, 직장인의 ‘일머리’를 키우는 가장 빠른 길이 됩니다.
AI와 함께 쓰는 스마트 단축키 전략
단축키는 예전부터 생산성을 높이는 기본 도구였지만, 막상 제대로 활용하는 사람은 많지 않습니다. 저도 한때는 복잡한 명령어를 외우기 귀찮아서 잘 쓰지 않았습니다. 하지만 단축키와 AI를 결합하면 효율이 눈에 띄게 달라집니다. 단축키 하나로 반복되는 작업을 자동화하거나, 즉시 AI에게 작업을 요청할 수 있다면 업무 흐름이 끊기지 않고 계속 이어지니까요.
예를 들어, Raycast는 맥OS에서 자주 사용하는 명령을 단축키로 불러오는 강력한 툴입니다. 여기에 ChatGPT 플러그인을 붙이면 어떤 창에서든 바로 AI에게 질문하고 답을 얻을 수 있죠. 실제로 저는 보고서 초안이 막히면 Raycast로 ChatGPT를 호출해 아이디어를 얻는데, 창 전환을 최소화하니 집중력이 유지됩니다.
윈도 사용자라면 Microsoft PowerToys나 AutoHotKey 같은 툴이 좋습니다. 자주 쓰는 명령어를 매크로로 만들어 두고, 단축키 입력 시 자동 실행되게 세팅할 수 있습니다. 여기에 GPT API를 연결하면 “Ctrl+Shift+E → 이메일 초안 작성”, “Ctrl+Shift+T → 텍스트 요약” 같은 자동화가 가능합니다. 단순히 빠른 입력을 넘어서, AI가 붙으니 결과물 자체가 달라지죠.
또한 TextExpander나 Espanso 같은 텍스트 확장 툴은 자주 쓰는 문장이나 템플릿을 단축키처럼 불러올 수 있게 해 줍니다. 예를 들어 “/보고서”라고만 치면 제가 미리 저장해 둔 보고서 형식이 자동으로 붙여지는 식입니다. 여기에 GPT를 결합하면 “형식 + 동적 내용”이 동시에 채워지니까 훨씬 강력합니다. 이런 단축키 전략은 작은 습관 변화지만, 하루에 아낄 수 있는 시간이 눈에 띄게 많아집니다.
업무속도를 비약적으로 끌어올리는 AI 도구
‘일머리’ 좋은 직장인은 일을 빨리하면서도 결과물의 완성도를 놓치지 않습니다. 그 차이를 만드는 건 결국 도구를 얼마나 잘 쓰느냐입니다. 저도 초반에는 열심히만 하면 된다고 생각했는데, 도구를 쓰는 사람과 안 쓰는 사람의 속도 차이가 너무 크더라고요. 최근에는 AI 기반 도구들이 이런 격차를 메워주는 역할을 하고 있습니다.
대표적인 것이 Notion AI입니다. 회의록을 자동 작성하거나 문서를 요약해주는 기능 덕분에 회의 후 정리에 쓰던 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 그냥 기록만 남기는 게 아니라 구조화된 결과를 바로 뽑아주니, 공유하기도 훨씬 편합니다. 또, Grammarly는 영어 문서를 작성할 때 빠뜨릴 수 없는 도구입니다. 단순 교정을 넘어 문장 개선 제안까지 해주니, 해외 업무 커뮤니케이션에서도 시간을 아끼면서도 전문적인 인상을 줄 수 있습니다.
ChatGPT는 활용 범위가 더 넓습니다. 이메일 작성, 보고서 초안, 마케팅 문구 제안, 고객 응대 문장 등 거의 모든 텍스트 작업에서 속도를 높여줍니다. 저는 특히 자주 쓰는 문구를 프롬프트에 저장해 두고 불러오는 방식을 쓰는데, 덕분에 일종의 “나만의 템플릿”이 생겼습니다. 최근 각광받는 Microsoft Copilot도 빼놓을 수 없습니다. Word, Excel, Outlook 등 MS 오피스에 붙어 있어, 복잡한 엑셀 수식 생성, 회의 요약, 메일 회신을 자동으로 처리해줍니다. 예전에는 1시간 걸리던 엑셀 정리 작업을 10분 만에 끝낸 적도 있었는데, 이때 정말 AI의 위력을 체감했습니다.
이처럼 다양한 AI 도구를 적재적소에 배치하면 단순히 빠르게 일하는 수준을 넘어, 더 정확하고 창의적으로 일할 수 있습니다. 이것이 바로 진짜 ‘일머리’ 있는 직장인의 모습이라고 할 수 있습니다.
마무리
AI는 단순한 유행이 아니라, 직장인의 일머리를 키우는 핵심 파트너입니다. 자동화로 반복 업무를 줄이고, 단축키 전략으로 흐름을 끊지 않으며, 업무 속도를 획기적으로 높일 수 있는 지금이야말로 일하는 방식의 전환점입니다. 저도 처음엔 조금 번거롭고 낯설었지만, 작은 시도들이 쌓이니 확실히 효율이 달라졌습니다. 더 효율적으로, 더 창의적으로 일하고 싶다면 AI를 업무 파트너로 받아들이는 게 정답입니다. 지금 시작하는 습관이 앞으로의 커리어에서 큰 경쟁력이 될 겁니다.